Facturas impagadas: cómo reclamarlas de forma automática sin quedar mal
Reclamar facturas impagadas es incómodo, se pospone y acaba costando dinero. Automatizar la secuencia resuelve las dos cosas: cobras antes y no tienes que escribir tú el mensaje incómodo. Además, hay algo que la mayoría de autónomos desconoce: la ley te reconoce 40 euros por cada factura impagada, automáticamente y sin necesidad de pedirlos. Empezamos por ahí.
Lo que puedes reclamar además del principal:
40 € fijos por cada factura, que se añaden a la deuda sin petición expresa.
Intereses de demora, que se devengan automáticamente.
Los costes de cobro que superen esos 40 €, si los acreditas.
Lo que la ley te permite reclamar (y casi nadie reclama)
Este apartado vale más que el resto del artículo, así que vamos despacio.
La Ley 3/2004, de lucha contra la morosidad, se aplica a las operaciones comerciales entre empresas y entre empresas y la Administración. Su artículo 8 establece que cuando el deudor incurra en mora, el acreedor tendrá derecho a cobrar una cantidad fija de 40 euros, que se añadirá en todo caso y sin necesidad de petición expresa a la deuda principal.
Léelo otra vez: sin necesidad de petición expresa. No tienes que reclamarlo, ni avisar, ni ponerlo en el contrato. Se genera solo.
Y hay un detalle que multiplica su efecto. El Tribunal Supremo, en su sentencia 612/2021, estableció que esos 40 euros corresponden a cada una de las facturas pagadas con demora, no a cada reclamación.
Ejemplo concreto: un cliente que te debe seis facturas vencidas te debe también 240 euros solo por ese concepto, más los intereses.
Además, el mismo artículo te da derecho a reclamar una indemnización por todos los costes de cobro debidamente acreditados que superen esa cantidad. Y ojo: el límite anterior, que impedía que la indemnización superara el 15 % de la deuda principal, desapareció con las reformas posteriores.
Los intereses de demora. Se devengan de forma automática. El tipo legal se calcula sumando al tipo aplicado por el Banco Central Europeo un diferencial fijado por la ley, que se elevó con la reforma de 2013. El Ministerio publica semestralmente el tipo aplicable en el BOE: consulta el vigente antes de calcular nada.
Una excepción justa: el deudor no está obligado a pagar esa indemnización cuando no sea responsable del retraso.
Cómo usar esto sin ser agresivo. No hace falta que abras la primera reclamación exigiendo intereses. Pero mencionarlo en el tercer o cuarto mensaje, con tono neutro, cambia por completo la conversación. Deja de ser un favor que pides y pasa a ser un derecho que tienes.
Cuándo empieza a contar la mora
Para automatizar bien necesitas saber desde cuándo cuentas.
El plazo de pago entre empresas no puede exceder de 60 días naturales, salvo en supuestos excepcionales previstos en la propia ley y siempre que no resulte gravemente abusivo para el acreedor. En defecto de pacto, el plazo general es de 30 días.
Cuidado con los contratos. El artículo 9 declara nulas las cláusulas que difieran del plazo de pago y del tipo legal de interés establecidos con carácter subsidiario cuando resulten abusivas. Es decir, un cliente no puede imponerte 120 días de pago y quedarse tan ancho.
Un requisito tuyo: debes entregar la factura al cliente dentro de los quince días siguientes a la prestación del servicio o la entrega de la mercancía. Si te retrasas en facturar, debilitas tu propia posición. Es otro argumento a favor de automatizar el envío.
La secuencia automática de cinco mensajes
Esta es la estructura que funciona. Ni uno más, ni uno menos.
| Momento | Tono | Objetivo |
|---|---|---|
| 3 días antes del vencimiento | Neutro, informativo | Recordar. Evita el impago por olvido, que es la mitad de los casos |
| Día 3 tras el vencimiento | Amable, sin drama | Asumir que ha sido un descuido |
| Día 10 | Directo, con datos | Facilitar el pago al máximo |
| Día 21 | Formal | Mencionar intereses y costes por primera vez |
| Día 35 | Formal y con plazo | Anunciar el siguiente paso |
Regla de oro: a partir del quinto mensaje, deja de automatizar. Lo que sigue es una conversación, y una conversación no se automatiza.
Qué escribir en cada mensaje
Los textos importan más que la herramienta. Estos funcionan:
1. Tres días antes del vencimiento
Hola [nombre], te recuerdo que la factura [nº] de [importe] vence el [fecha]. Si ya está tramitada, ignora este mensaje. Cualquier duda, aquí estoy.
2. Día 3
Hola [nombre], la factura [nº] venció el [fecha] y aún no me consta el pago. Seguro que es un despiste. Te dejo de nuevo los datos: [IBAN o enlace de pago]. Si hay algún problema con la factura, dímelo y lo revisamos.
3. Día 10
[nombre], sigo sin registrar el pago de la factura [nº] ([importe]), vencida el [fecha]. ¿Puedes confirmarme si hay alguna incidencia o cuándo tienes previsto abonarla? Si necesitas que la reenvíe en otro formato o a otra dirección, dímelo.
4. Día 21 — aquí cambia el tono
[nombre], la factura [nº] acumula 21 días de retraso. Te recuerdo que, conforme a la Ley 3/2004 de lucha contra la morosidad, el retraso genera intereses de demora y una indemnización por costes de cobro. Prefiero resolverlo sin llegar a eso. ¿Me confirmas una fecha de pago?
5. Día 35
[nombre], sin noticias sobre la factura [nº] tras 35 días. Te doy hasta el [fecha, 7 días] para regularizarlo. Pasado ese plazo, trasladaré el asunto a reclamación formal, con los intereses y costes que correspondan. Sigo prefiriendo resolverlo hablando.
Tres reglas de redacción:
- Nunca acuses. «Sigo sin registrar el pago» funciona mejor que «no me has pagado». Deja la puerta abierta a que sea un error administrativo, que muchas veces lo es.
- Pon siempre el importe y el número de factura en el propio mensaje, no solo en el adjunto.
- Pregunta si hay una incidencia. Un porcentaje notable de impagos son facturas rechazadas por un dato mal puesto que nadie te comunicó.
Cómo montarlo paso a paso
Paso 1. Comprueba si tu programa de facturación ya incluye recordatorios de cobro. La mayoría los tiene y casi nadie los activa.
Paso 2. Configura los cinco momentos de la tabla anterior.
Paso 3. Personaliza los textos con tu forma de hablar. Copiarlos literalmente los delata como plantilla.
Paso 4. Elige el canal. Correo para los cuatro primeros; el quinto, mejor por correo con acuse o burofax si el importe lo justifica.
Paso 5. Configura la parada automática. Esto es crítico: cuando marcas la factura como cobrada, la secuencia debe detenerse. Reclamar a alguien que ya pagó es la forma más rápida de perder un cliente.
Paso 6. Añade una alerta interna para ti el día 35, para que decidas qué hacer con conocimiento.
Cuándo dejar de automatizar
Cuatro señales de que toca coger el teléfono:
- El cliente responde. En cuanto contesta, la conversación es humana.
- El importe es alto. Por encima de lo que te dolería perder, llama antes.
- Es un cliente recurrente. Ahí hay una relación que vale más que la factura.
- Hay una queja de fondo. Si no paga porque no quedó contento, ninguna secuencia lo va a resolver.
Si no paga: las opciones reales
Ordenadas de menos a más:
1. La llamada. Sigue siendo lo más eficaz. Un porcentaje alto de impagos se resuelve en una conversación de cinco minutos.
2. El burofax. Deja constancia fehaciente de la reclamación, tiene coste bajo y con frecuencia produce el pago por sí solo.
3. El procedimiento monitorio. Es la vía judicial pensada para reclamar deudas dinerarias documentadas, y por debajo de cierta cuantía no exige abogado ni procurador. Consulta el umbral vigente y tu caso concreto antes de lanzarte.
4. Empresa de recobro. Cobra un porcentaje. Tiene sentido con deudas antiguas que ya dabas por perdidas.
5. Asumir la pérdida. A veces es la decisión correcta, sobre todo si el deudor no tiene con qué pagar. Pero antes de asumirla, revisa el punto siguiente.
El IVA de la factura impagada
Detalle importante que mucha gente descubre tarde: el IVA de esa factura probablemente ya lo has ingresado, aunque no hayas cobrado nada.
La vía para recuperarlo es modificar la base imponible emitiendo una factura rectificativa, cumpliendo los requisitos y, sobre todo, los plazos, que son estrictos y perderlos significa asumir el IVA definitivamente.
Qué hacer: en cuanto una factura entre en el día 35 de tu secuencia, pregúntale a tu gestor si conviene iniciar el procedimiento. No lo dejes para final de año.
Cómo prevenir el 80 % de los impagos
Automatizar la reclamación está bien. Que no haga falta, mejor:
- Cobra una parte por adelantado en trabajos nuevos o de importe alto.
- Factura inmediatamente al terminar. Cuanto más tarda la factura, más tarda el cobro.
- Verifica a quién facturas. Nombre exacto, NIF correcto, dirección de facturación y, en empresas, a qué correo debe ir. Un dato mal puesto es un mes de retraso.
- Pon condiciones de pago por escrito en el presupuesto, incluidos el plazo y la mención a los intereses de demora.
- Pon un enlace de pago en cada factura. La fricción retrasa cobros.
- Vigila las señales: un cliente que empieza a tardar suele seguir tardando más.
Errores frecuentes
No activar los recordatorios que ya tienes. Están en tu programa, desactivados por defecto.
Empezar duro. Un primer mensaje agresivo por un descuido de tres días arruina la relación.
No parar la secuencia al cobrar. El error que más clientes cuesta.
No mencionar nunca los intereses. Renuncias a tu mejor argumento por miedo a incomodar.
Automatizar los cinco mensajes y desentenderte. El día 35 requiere una decisión tuya.
Olvidarte del IVA ya ingresado. Es dinero recuperable con plazos que caducan.
Preguntas frecuentes
¿Puedo cobrar intereses por una factura impagada?
Sí. En operaciones comerciales entre empresas, los intereses de demora se devengan automáticamente, sin necesidad de aviso previo.
¿Qué son los 40 euros de la ley de morosidad?
Una cantidad fija que se añade a la deuda en todo caso y sin petición expresa cuando el deudor incurre en mora. El Tribunal Supremo confirmó que corresponde a cada factura impagada.
¿Cuál es el plazo máximo de pago legal entre empresas?
El plazo pactado no puede exceder de 60 días naturales, salvo supuestos excepcionales. Sin pacto, el plazo general es de 30 días.
¿Sirve un contrato que fije 120 días de pago?
Las cláusulas que difieran de los plazos y del tipo legal de interés pueden declararse nulas por abusivas.
¿Esto se aplica también a clientes particulares?
La Ley 3/2004 regula operaciones comerciales entre empresas y con la Administración. Para consumidores, el marco es distinto: consúltalo.
¿Cuántos mensajes automáticos son demasiados?
Cinco. A partir de ahí deja de ser una secuencia y se convierte en acoso, además de dejar de funcionar.
Fuentes consultadas
Normativa y jurisprudencia (fuentes primarias)
- Ley 3/2004, de 29 de diciembre, por la que se establecen medidas de lucha contra la morosidad en las operaciones comerciales, texto consolidado en el BOE: artículo 4 (plazos de pago), artículo 8 (indemnización por costes de cobro, cantidad fija de 40 euros sin petición expresa) y artículo 9 (cláusulas abusivas).
- Modificaciones introducidas por la Ley 15/2010 y por el Real Decreto-ley 4/2013 y la Ley 11/2013, que suprimieron el límite del 15 % de la indemnización.
- Sentencia del Tribunal Supremo 612/2021, que establece que los 40 euros corresponden a cada una de las facturas abonadas con demora.
- Ley 37/1992 del IVA, artículo 80, sobre modificación de la base imponible.
Análisis profesionales
- SuperContable: aplicación práctica de los intereses de demora y de la indemnización, y plazo de entrega de factura.
- Belzuz Abogados (junio de 2026): plazos máximos de pago y nulidad de cláusulas abusivas.
- Ramells Ramoneda: supresión del límite del 15 % en la indemnización por costes de cobro.
Nota de método. El tipo de interés de demora aplicable se publica semestralmente y debe consultarse antes de calcular importes. Los plazos para recuperar el IVA de créditos incobrables son estrictos y varían según el caso: consúltalos con tu asesor. Este contenido es informativo y no constituye asesoramiento jurídico ni fiscal.
Última revisión: agosto de 2026.